Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy wobec pracowników zdalnych?

Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy wobec pracowników zdalnych?

Praca zdalna na dobre zagościła w polskiej rzeczywistości. Choć początkowo została wprowadzona jako rozwiązanie tymczasowe w czasie pandemii, dziś stanowi pełnoprawną formę świadczenia pracy, uregulowaną w Kodeksie Pracy. Co to oznacza dla pracodawców? Jakie konkretne obowiązki mają wobec pracowników zdalnych? W tym artykule znajdziesz wszystkie niezbędne informacje.

Czym właściwie jest praca zdalna według przepisów?

Zanim przejdziemy do szczegółowych obowiązków pracodawcy, warto wyjaśnić, czym dokładnie jest praca zdalna w świetle prawa. Zgodnie z nowymi przepisami regulującymi pracę zdalną, które weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku, praca zdalna to wykonywanie obowiązków służbowych całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy, w miejscu uzgodnionym z pracownikiem. Najczęściej odbywa się to w domu pracownika, choć prawo przewiduje elastyczność w tej kwestii.

Najważniejsze zasady obowiązujące podczas pracy zdalnej:

• Miejsce wykonywania pracy zdalnej musi być każdorazowo uzgodnione między pracownikiem a pracodawcą. Oznacza to, że pracownik nie może samowolnie zmieniać lokalizacji – na przykład pracować jeden dzień z domu, kolejny z kawiarni, a następny z domku letniskowego, bez wcześniejszego ustalenia tego z przełożonym. Lokalizacja pracy zdalnej powinna być uprzednio ustalona z pracodawcą (tj. powinien być podany adres wykonywania czynności związanych z pracą).
• Wykorzystanie narzędzi komunikacji na odległość. Praca zdalna musi odbywać się przy użyciu sprzętu i technologii umożliwiających kontakt z przełożonym i współpracownikami.
• Określanie zasad wykonywania pracy zdalnej. Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240) wprowadziła obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej. Powinno to odbyć się w porozumieniu zawartym między pracodawcą i zakładowymi organizacjami zawodowymi, a w przypadku gdy do takiego porozumienia nie dojdzie oraz gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa – w regulaminie ustalonym przez pracodawcę.

Najważniejsze obowiązki pracodawcy, czyli co trzeba zapewnić pracownikowi zdalnemu?

Sprzęt i narzędzia pracy

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi niezbędnego sprzętu do pracy. W praktyce oznacza to nie tylko dostarczenie komputera, telefonu, oprogramowania potrzebnego do wykonywania pracy, czy dodatkowego monitora lub innego sprzętu specjalistycznego (np. skanera, drukarki), ale również zadbanie o ich prawidłowe funkcjonowanie.

Koszty związane z pracą zdalną

Pracodawca ma obowiązek pokryć koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej (o ile pracownik nie wykonuje pracy zdalnej na zasadzie pracy zdalnej okazjonalnej). Dotyczy to przede wszystkim:

• energii elektrycznej wykorzystywanej do zasilania sprzętu służbowego
• dostępu do Internetu i usług telekomunikacyjnych
• kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy
• innych uzasadnionych wydatków, jeśli zostały określone w regulaminie lub porozumieniu

Warto zaznaczyć, że pracodawca nie ma obowiązku pokrywania kosztów związanych z wodą, ogrzewaniem czy wykorzystaniem powierzchni mieszkalnej, chyba że takie zapisy znajdą się w wewnętrznych dokumentach firmy.

Dostęp do zakładu pracy i integracja z zespołem

Pracownik zdalny powinien mieć pełny dostęp do firmowego życia organizacji. W praktyce oznacza to, że osoba wykonująca pracę z domu nie może zostać pozbawiona możliwości swobodnego przebywania w siedzibie firmy, kontaktowania się ze współpracownikami oraz korzystania z wszystkich udogodnień dostępnych dla pozostałych członków zespołu. Dotyczy to zarówno pomieszczeń biurowych i sprzętu firmowego, jak i obiektów socjalnych.

Co więcej, pracownik zdalny ma takie samo prawo do uczestnictwa w firmowych wydarzeniach integracyjnych i korzystania z benefitów socjalnych jak pracownicy stacjonarni. Jest to istotne dla zachowania więzi zespołowych i przeciwdziałania poczuciu izolacji, które może pojawić się podczas długotrwałej pracy zdalnej.

Bezpieczeństwo i szkolenia – ważne aspekty pracy zdalnej, o których musi pamiętać pracodawca

Bezpieczeństwo podczas pracy zdalnej to nie tylko kwestia fizycznego BHP, ale również ochrona danych i cyberbezpieczeństwo. Pracodawca musi zadbać o kompleksowe przygotowanie pracownika do wykonywania obowiązków poza biurem.

Ocena ryzyka i szkolenia BHP

Przed rozpoczęciem pracy zdalnej pracodawca ma obowiązek:

1. Przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego dla stanowiska pracy zdalnej
2. Przygotować informację o zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy
3. Odebrać od pracownika oświadczenie o zapoznaniu się z tymi zasadami
4. Zapewnić odpowiednie szkolenie BHP

Ochrona danych i cyberbezpieczeństwo

W dobie cyfryzacji szczególnie istotne jest bezpieczeństwo informacji. W związku z tym pracodawca zatrudniający na zasadzie pracy zdalnej ma obowiązek:

• Określić jasne procedury ochrony danych osobowych
• Przeprowadzić szkolenia z zakresu cyberbezpieczeństwa
• Zapewnić bezpieczne połączenie z firmowymi systemami
• Ustalić zasady przechowywania i przekazywania dokumentów

Obowiązek udzielenia pracy zdalnej – Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy z domu?

Istnieją sytuacje, w których pracodawca ma obowiązek umożliwić pracę zdalną. Dotyczy to między innymi:

• Kobiet w ciąży
• Rodziców wychowujących dzieci do 4 roku życia
• Osób opiekujących się niepełnosprawnym członkiem rodziny
• Rodziców dzieci z orzeczeniem o niepełnosprawności
• Pracowników-rodziców w przypadku ciąży powikłanej

Okazjonalna praca zdalna na żądanie – 24 dni w roku dla każdego pracownika

Jedną z ważnych zmian wprowadzonych przez nowelizację Kodeksu Pracy z 7 kwietnia 2023 roku jest możliwość korzystania z okazjonalnej pracy zdalnej. Zgodnie z art. 67³³ Kodeksu pracy, każdy pracownik zatrudniony w oparciu o umowę o pracę może skorzystać z pracy zdalnej na żądanie przez maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. To rozwiązanie daje pracownikom większą elastyczność w sytuacjach, gdy potrzebują pracować z domu (np. podczas oczekiwania na wizytę serwisanta, w przypadku potrzeby wyjazdu do innej miejscowości w celu załatwienia spraw osobistych (pod warunkiem, że pracownik będzie mógł wykonywać pracę zdalną), czy konieczności opieki nad chorym dzieckiem).

Aby skorzystać z takiej formy pracy, wystarczy złożyć wniosek w formie papierowej lub elektronicznej. Co ważne, te 24 dni przysługują niezależnie od innych ustaleń dotyczących pracy zdalnej w firmie. Jest to indywidualne uprawnienie każdego pracownika, które zostało zagwarantowane przez ustawodawcę. Dodatkowo, udzielając okazjonalnej pracy zdalnej, pracodawca nie jest zobowiązany do stosowania niektórych przepisów dotyczących pracy zdalnej, np. obowiązku zapewnienia narzędzi pracy.

Kontrola pracy zdalnej – zasady i ograniczenia

Pracodawca ma prawo kontrolować pracę zdalną, ale musi to robić z poszanowaniem prywatności pracownika. Jeśli decyduje się na przeprowadzenie kontroli, powinna być ona przeprowadzana:

• W godzinach pracy
• Po wcześniejszym uzgodnieniu terminu
• Z poszanowaniem prywatności pracownika i jego domowników
• W zakresie BHP i ochrony danych

Praca zdalna a obowiązki pracodawcy: podsumowanie i najważniejsze wnioski

Wprowadzenie pracy zdalnej to znacznie więcej niż tylko wysłanie pracownika do domu z laptopem. To złożony proces, który wymaga przemyślanego podejścia i odpowiedniego przygotowania ze strony pracodawcy. Od zapewnienia niezbędnej infrastruktury technicznej, przez regulacje prawne, aż po kwestie bezpieczeństwa – każdy element tej układanki jest istotny dla sprawnego funkcjonowania zespołu rozproszonego.

Warto pamiętać, że dobrze zorganizowana praca zdalna może być źródłem korzyści dla całej organizacji. Pracownicy zyskują większą elastyczność i lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, podczas gdy pracodawcy mogą liczyć na zwiększoną efektywność i lojalność zespołu. To, co w tym wszystkim wydaje się najważniejsze to systematyczne dostosowywanie rozwiązań do zmieniających się przepisów prawnych, potrzeb pracowników i firmy oraz okoliczności.

Źródła:

https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna

https://www.prawo.pl/kadry/praca-zdalna-obowiazki-pracodawcy,519439.html

https://prawopracy.bieluk.pl/czy-pracodawca-moze-odmowic-wykonywania-pracy-zdalnej-pracownicy-w-ciazy/

https://sqda.pl/kodeks-pracy-2023-a-praca-zdalna-prawa-i-obowiazki-pracodawcy/