Wprowadzenie i sytuacja wyjściowa

Nasz klient to jedna z największych polskich firm odzieżowych, posiadająca wiele znanych brandów. Model biznesowy opiera się na regularnym otwieraniu nowych sklepów stacjonarnych w całym kraju oraz na rynkach europejskich. Nowe lokalizacje są uruchamiane równolegle, co wymaga sprawnego przeprowadzenia procesów logistycznych i przygotowania sklepu do rozpoczęcia sprzedaży w bardzo krótkim czasie. Kluczowe dla efektywności tych działań są standaryzacja i sprawna koordynacja kadry w wielu regionach Polski jednocześnie.

W warunkach dużej liczby otwarć w skali ogólnopolskiej klient potrzebował pracowników do obsługi krótkoterminowych, intensywnych projektów. Pojawiała się konieczność szybkiego kompletowania zespołów w wielu miastach jednocześnie, przy wysokiej presji czasu. Zgodnie z oczekiwaniami klienta kluczowe etapy musiały być realizowane w maksymalnie 5 godzin (rozładunek) oraz 5 dni (przygotowanie ekspozycji sklepu). Dodatkowym wyzwaniem była rotacja oraz braki kadrowe charakterystyczne dla krótkoterminowych zleceń operacyjnych.

Priorytetem klienta było zapewnienie powtarzalnego i przewidywalnego modelu obsługi uruchamiania nowych sklepów w całej Polsce.

„Naszym zadaniem było wypracowanie standardów, które umożliwiły utrzymanie wysokiej terminowości, stabilności zespołów oraz pełnej przewidywalności realizacji procesów niezależnie od liczby równolegle prowadzonych projektów.”

Iwona Wieczyńska

Powtarzalny i przewidywalny model obsługi otwarć sklepów w całej Polsce

Realizacja zamówień kadrowych na poziomie 98%

Wnioski z projektu

Kluczowe znaczenie etapu analizy i znajomości klienta
Niezbędnym elementem skutecznego zarządzania zespołami w projektach krótkoterminowych i wielolokalizacyjnych jest przede wszystkim etap analizy oraz bardzo dobra znajomość specyfiki operacyjnej klienta. Niezbędna była analiza obejmująca mapowanie procesu, warsztaty operacyjne oraz ocenę dostępności zasobów w ujęciu regionalnym. Dokładne zrozumienie procesów otwarciowych, ich dynamiki oraz ograniczeń czasowych umożliwiły zaprojektowanie modelu, który realnie odpowiada na potrzeby skalowania otwarć w całej Polsce.

Konieczność dopasowania modelu rekrutacji do specyfiki pracy
W projektach krótkoterminowych kluczowe jest dopasowanie modelu rekrutacji do specyfiki pracy projektowej, w której istotniejsza od doświadczenia jest dostępność kandydatów oraz ich elastyczność godzinowa. Dobre zrozumienie specyfiki zadań i miejsca pracy pozwala na lepsze dopasowanie i przygotowanie kandydatów, a ostatecznie zabezpieczenie rotacji podczas realizacji krótkich projektów z rygorystycznymi KPI.

Centralizacja koordynacji jako warunek spójności operacyjnej
W przypadku projektów o dużej skali i rozproszonej strukturze lokalizacyjnej kluczowe znaczenie ma model zarządzania oparty na centralnej koordynacji operacyjnej. W ramach współpracy zapewniono dedykowaną strukturę obsługi klienta ogólnopolskiego, wyspecjalizowaną w zarządzaniu projektami realizowanymi równolegle w wielu lokalizacjach na terenie całego kraju.

Jako organizacja z ponad 10-letnim doświadczeniem w obsłudze klientów działających w modelu rozproszonym, posiadamy wypracowane procesy umożliwiające efektywne zarządzanie dużą liczbą jednoczesnych wdrożeń, przy zachowaniu pełnej spójności operacyjnej. 

Ogólnopolski zasięg jako przewaga operacyjna
Możliwość realizacji projektów na terenie całego kraju pozwala na elastyczne skalowanie zasobów oraz szybkie ich przemieszczanie pomiędzy lokalizacjami. Zespół na terenie całej Polski jest kluczowy dla utrzymania ciągłości realizacji przy jednoczesnym prowadzeniu wielu otwarć w różnych regionach.

Partnerstwo operacyjne jako model współpracy
Wysoka efektywność jest możliwa dzięki podejściu, w którym wsparcie agencji pracy nie jest traktowane jako usługa dostawcza, lecz jako integralny element procesu operacyjnego klienta. Taki model współpracy przekłada się na większą spójność działań i lepsze wyniki realizacyjne.

„Najwyższą efektywność w tego typu realizacjach zapewnia połączenie trzech elementów: głębokiego zrozumienia procesów klienta, centralnej koordynacji operacyjnej oraz ogólnopolskiego zasięgu, które umożliwiają skalowanie działań bez utraty jakości i terminowości.”

Iwona Wieczyńska

Współpraca z klientem potwierdziła, że potrafimy łączyć szybkie reagowanie z utrzymaniem jakości i długofalową stabilnością zasobów.

Wprowadzenie i sytuacja wyjściowa

Projekt realizowano dla dużego zakładu produkcyjnego z branży spożywczej (produkcja słodyczy), działającego w trybie ciągłym, w systemie trzyzmianowym i czterobrygadowym, co wymagało zapewnienia stabilnej obsady przez całą dobę. Jednocześnie produkcja charakteryzuje się wysoką sezonowością i zmiennością popytu – zarówno w ujęciu rocznym, jak i operacyjnym (np. zamówienia sieci handlowych), co przekłada się na dynamiczne zapotrzebowanie na pracowników, zmieniające się nawet z dnia na dzień. Dodatkowym wyzwaniem była złożona struktura stanowisk – część z nich wymagała specyficznych kompetencji, a część dopasowania do indywidualnych predyspozycji pracowników.

W tego typu środowisku produkcyjnym jednym z kluczowych wyzwań jest utrzymanie stabilnej obsady zmian przy jednoczesnej wysokiej zmienności wynikającej z absencji oraz pracy na dynamicznych grafikach (24/7). Sytuację dodatkowo komplikuje wydłużony proces wdrożenia nowych pracowników (ok. 2 tygodnie ze względu na badania sanitarne) oraz ograniczona zastępowalność na stanowiskach specjalistycznych, co zwiększa ryzyko spadku wydajności lub zakłóceń w ciągłości produkcji.

„Przykład naszego klienta wpisuje się w szerszy kontekst rynku pracy w sektorze produkcji spożywczej. Charakteryzuje się on podwyższoną zmiennością zatrudnienia oraz wysoką rotacją pracowników liniowych.  Wyzwaniem jest sezonowość oraz produkcja uzależniona od złożonych zamówień. Te dwa aspekty nie pozwalają na długoterminową prognozę zatrudnienia.”

Iwona Wieczyńska

Zmiany produkcyjne mogły pojawiać się w systemie niemal przez całą dobę (24/7) Dostępność agencji pracy dostosowana do produkcji

Poprawa zastępowalności na stanowiskach specjalistycznych dzięki ciągłej rekrutacji i szkoleniom.

Zapewnienie obsady na 2 384 dodatkowe, nieprzewidziane dniówki (19 072 roboczogodziny) dzięki stałej dostępności 24/7 i szybkiej reakcji konsultantów.

Wnioski z projektu

Doświadczenia z realizacji projektu pokazują, które elementy są kluczowe w skutecznym zarządzaniu zespołem produkcyjnym działającym w warunkach wysokiej zmienności zapotrzebowania.

Operacyjna gotowość w trybie godzinowym
Utrzymywanie puli pracowników dostępnych na krótkie wezwanie oraz stała obecność konsultantów monitorujących grafiki umożliwiają reagowanie na braki kadrowe nawet w bardzo krótkim czasie.

Pula kandydatów kompensująca długi czas wdrożeń
Ciągła rekrutacja oraz utrzymywanie „bufora” kandydatów znajdujących się w procesie przygotowania do pracy pozwala ograniczyć wpływ wydłużonych procedur formalnych, takich jak badania sanitarne czy szkolenia wstępne.

Zachowanie jakości przy elastyczności zatrudnienia
Elastyczne formy zatrudnienia mogą funkcjonować równolegle z wysokimi standardami jakości i bezpieczeństwa pracy, pod warunkiem odpowiednio zaprojektowanego procesu wdrożeniowego. Kompleksowe szkolenia wstępne oraz cykliczne szkolenia przypominające pozwalają utrzymać odpowiedni poziom wiedzy i kompetencji wśród pracowników.

Zwiększenie zaangażowania i ograniczenie rotacji poprzez organizację pracy
Rozwiązania takie jak rotacja stanowisk czy planowanie grafików z uwzględnieniem dyspozycyjności pracowników pozytywnie wpływają na poziom zaangażowania zespołu.

Głębokie osadzenie operacyjne w strukturze klienta
Stała obecność konsultantów odpowiedzialnych za obsługę pracowników – zarówno w systemach planowania pracy, jak i bezpośrednio na terenie zakładu – umożliwia bieżące monitorowanie sytuacji kadrowej oraz szybkie reagowanie na zmiany w planach produkcyjnych.

Zarządzanie oparte na danych i transparentna komunikacja
Regularne raportowanie dotyczące dostępności pracowników oraz bieżącej sytuacji kadrowej zwiększa przejrzystość procesu planowania obsady. W połączeniu z cyklicznymi spotkaniami operacyjnymi umożliwiają podejmowanie szybkich decyzji oraz dostosowywanie poziomu zatrudnienia do aktualnych prognoz produkcyjnych.

Indywidualne podejście i dedykowane zasoby operacyjne
Dostosowanie modelu współpracy do specyfiki zakładu – w tym zapewnienie dedykowanych zespołów rekrutacyjnych, konsultantów dyżurnych czy koordynatorów – pozwala lepiej odpowiadać na potrzeby organizacji produkcyjnych o złożonej strukturze pracy i zmiennym zapotrzebowaniu kadrowym.

„Przykład naszego klienta wpisuje się w szerszy kontekst rynku pracy w sektorze produkcji spożywczej. Charakteryzuje się on podwyższoną zmiennością zatrudnienia oraz wysoką rotacją pracowników liniowych.  Wyzwaniem jest sezonowość oraz produkcja uzależniona od złożonych zamówień. Te dwa aspekty nie pozwalają na długoterminową prognozę zatrudnienia.”

Współpraca z klientem potwierdziła, że potrafimy łączyć szybkie reagowanie z utrzymaniem jakości i długofalową stabilnością zasobów.