Wiele mówi się o relacjach z mediami, o tym, jaki wizerunek firmy budować w Internecie. W dobie portali społecznościowych zapomnieliśmy o najważniejszym kliencie, który przynosi firmie największy zysk — o pracowniku.

Zastanawiasz się, jak Twój zespół może zwiększyć sprzedaż? Kluczem do sukcesu jest dobra komunikacja wewnętrzna w firmie. Zobacz, czym jest. Poznaj sposoby na to, aby personel realnie przyczyniał się do Twojego zysku i dobrego wizerunku poza organizacją. Zagrajcie do jednej bramki — to tylko i aż tyle!

Czym jest PR wewnętrzny w firmie?

Komunikacja wewnętrzna w firmie to zbiór długofalowych działań, podejmowanych w ramach Public Relations — akcji, mających na celu kształtowanie stosunków z otoczeniem firmy. PR wewnętrzny to wyjątkowy rodzaj komunikacji przedsiębiorstwa, bo skierowany do pracowników. To oni są najważniejszymi ambasadorami i przedstawicielami marki. Komunikacja wewnętrzna wpływa nie tylko na postrzeganie firmy przez pracowników, ale i przez najbliższe im osoby. Dlatego warto zadbać o dialog i właściwe relacje między przedsiębiorstwem a załogą. To ona kształtuje jego wizerunek. Zaplanowanie i wdrożenie strategii komunikacji wewnątrz organizacji pozwoli nadać temu odpowiedni kierunek. Tylko jak to zrobić?

7 wskazówek — o czym warto pamiętać, budując komunikację wewnątrz firmy?

Przygotowaliśmy listę 7 najważniejszych wskazówek przydatnych przy planowaniu strategii komunikacji wewnętrznej. Sprawdź, czy wszystkie znasz.

1. Określ cele. Zbadaj obszary, które w twoim przedsiębiorstwie wymagają poprawy. Zastanów się, co chcesz osiągnąć. Dopiero wtedy świadomie zbudujesz komunikację wewnętrzną.
2. Dopasuj narzędzia. Weź pod uwagę profil swojej firmy. To, czy jest podzielona na dział produkcyjny i administracyjny. Narzędzia komunikacji wewnętrznej muszą być dopasowane do możliwości Twoich pracowników.
3. Odpowiadaj na potrzeby. Zrób ankietę i zbierz informacje o tym, co interesuje Twój personel. Przygotowując plan komunikacji, zadbaj o to, aby znalazło się w nim to, czego oczekują.
4. Zoptymalizuj treści. Przekazuj wszystkim te same informacje. Nie dziel pracowników. Wręcz przeciwnie — łącz ich w zgrany zespół.
5. Mów zrozumiale i dziel się prawdą.
6. Mierz skuteczność działań. Zadbaj o feedback od pracowników niższego szczebla.
7. Pamiętaj, że pracownik zawsze powinien być informowany przed prasą.

Komunikacja wewnętrzna w firmie — dlaczego warto?

Komunikacja wewnętrzna w firmie wpływa na efektywność pracy i wydajność zespołu. Powie Ci to każdy specjalista od PR-u. Ale co konkretnie daje organizacji?

• Komunikacja wewnętrzna w firmie tworzy dobrą atmosferę i zgrany zespół.
• Personel czuje się doceniony i odczuwa satysfakcję z pracy.
• Pracownicy utożsamiają się z marką, są zmotywowani i zaangażowani w swoje obowiązki.
• Skutkuje mniejszą rotacją zatrudnienia, a ta minimalizuje koszty związane ze wdrożeniem nowego pracownika.
• Usprawnia proces wymiany informacji i dialogu między pracownikami różnych szczebli. To ważne tam, gdzie podział między pracownikami produkcyjnymi a biurowymi jest szczególnie widoczny.

5 narzędzi komunikacji wewnętrznej do wykorzystania w praktyce

Sytuacja gospodarcza, rozwój technologiczny, a nawet pandemia — wszystko ma wpływ na zmiany sposobu komunikacji. Pojawiają się nowe narzędzia i formy porozumiewania się. Wybierając te odpowiednie dla swojej organizacji, pamiętaj, by wpisywały się w profil marki, branżę i strategię. Aby zapobiec wykluczeniu komunikacyjnemu któregokolwiek z pracowników w Twojej firmie, przygotowaliśmy przykłady narzędzi komunikacji wewnątrz organizacji — tradycyjnych i nowoczesnych.

Papierowy biuletyn firmowy

Decydując się na to tradycyjne narzędzie, zyskasz pewność, że każdy pracownik będzie miał dostęp do informacji, którymi chcesz się podzielić. Biuletyn firmowy to dodatkowa szansa na zaangażowanie ich w życie firmy. Wystarczy powołać redakcję, która zajmie się tworzeniem treści. Dzięki niej możliwe będzie rozwijanie kultury organizacji, budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy i ułatwienie pracownikom wzajemnego poznania się, niezależnie od zajmowanego stanowiska.

Blog wewnętrzny na stronie w Intranecie

Prowadzenie bloga firmowego dla pracowników możesz powierzyć kadrze kierowniczej lub ekspertom z danej dziedziny. Cykliczne umieszczanie wpisów na blogu w wewnętrznej Sieci pozwoli np. na doszkalanie pracowników i informowanie o najważniejszych sprawach firmy niskim kosztem.

E-mail newsletter dla pracowników zmotoryzowanych

To jedna z najpopularniejszych form komunikacji wewnętrznej, wykorzystywana w firmach, w których dostęp do maila ma każdy pracownik. Newsletter pozwala na dostarczanie informacji pracownikom, którzy rzadko fizycznie pojawiają się w biurze, w szczególności przedstawicielom handlowym.

Nowoczesne narzędzia komunikacji wewnętrznej — aplikacje i podcasty

Aplikacje mobilne i podcasty to świeże podejście do wewnętrznego PR-u. Chętnie stosują je firmy z branży IT. Dlaczego są tak lubiane przez pracowników? Wpisują się w popularne formy spędzania wolnego czasu. Lubimy słuchać wartościowych podcastów podczas gotowania czy treningu, a aplikacje… Powiedzmy sobie to szczerze. Zawładnęły naszym życiem w Internecie. Dlaczego więc nie wykorzystać tego do przekazywania informacji pracownikom lub prowadzenia szkoleń online?

Komunikacja wewnątrz organizacji w dobie pracy online — Jak rozmawiać z zespołem pracującym zdalnie?

Komunikacja w zespole pracującym zdalnie to wciąż wyzwanie dla menedżerów. Dlaczego? Za trudne relacje obwiniamy brak fizycznego kontaktu. Ciężko jest wyczuć nastawienie i zamiary rozmówcy. Pojawia się niepokój, domysły i brak informacji zwrotnych. Brakuje nam motywacji. Skupiamy się tylko na realizacji celu i zapominamy o tym, co po drodze najważniejsze — relacjach w zespole. Aby temu zapobiec, potrzeba nieszablonowych rozwiązań i otwartej głowy. Zebraliśmy najważniejsze rady specjalistów i podpowiadamy, jak rozmawiać z tymi, którzy pracują zdalnie.

• Wykorzystaj nowoczesne narzędzia, tj.: czat, E-mail newsletter, aplikację czy video rozmowy przez Skype lub MS Teams.
• Przywiązuj więcej uwagi do sposobu komunikacji. Mów prosto, odpowiadaj szybko. Wykorzystaj możliwości Internetu — nie zapominaj o emotikonach i gifach.
• Skorzystaj z potęgi small talk. Zanim zaczniesz pracę ze swoim teamem, porozmawiajcie na tematy inne niż zawodowe. Poznajcie się lepiej i dajcie sobie chwilę wytchnienia.
• Organizuj przyjęcia. Online rzecz jasna. Spotykajcie się, aby świętować sukcesy, zakończenie projektu, czy osiągnięcie kolejnych kamieni milowych.

Grupa Progres

Więcej wpisów

Zbiorowe zakwaterowanie pracowników – na czym polega?

Świadczenie realizowane jako zakwaterowanie pracowników w wynajmowanych pokojach lub mieszkaniach, w hotelach albo w innych punktach zbiorowego zakwaterowania, jest dodatkowym składnikiem wynagrodzenia, przekazywanym pracownikowi w formie innej niż pieniężna. To oznacza, że stanowi on podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a zasady jej ustalania reguluje § 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zgodnie z aktualnym orzecznictwem, wydatki ponoszone przez pracodawcę na zapewnienie noclegów dla swoich pracowników, z wyłączeniem podróży służbowych, będą stanowić dla nich przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym, od którego płatnik jest zobowiązany pobrać zaliczkę na podatek na zasadach określonych w art. 32 tej ustawy.

Konsekwencją powyższych rozważań jest konieczność objęcia wartością świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników a tym samym stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Nieodpłatne zakwaterowanie pracowników a zwolnienie przychodu od PIT

W sytuacji, gdy pracodawca zapewnia zakwaterowanie pracownikom, to wartość otrzymanego przez nich świadczenia może być zwolniona z podatku określonego w art. 21 ust. 1 pkt 19 w związku z ust. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wg przepisów wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Zwolnienie ma zastosowanie pod warunkiem, że pracownik otrzymujący to świadczenie spełnia łącznie dwa warunki:

1. jego miejsce zamieszkania jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy
2. nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów

Zmniejszenie podstawy składek jest równoznaczne z ich nieuiszczeniem, a to wiąże się z:

1. koniecznością zapłaty odsetek – od tych nieopłaconych w terminie należne są od płatnika składek odsetki za zwłokę, na zasadach i w wysokości określonych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r. poz. 1325, 1423, 2122, 2123 i 2320 oraz z 2021 r. poz. 72) z wyłączeniem art. 56a.
2. koniecznością zapłaty opłaty dodatkowej – art. 24 ust. 1 a ustawy – w razie nieopłacenia składek lub opłacenia ich w zaniżonej wysokości ZUS może wymierzyć płatnikowi składek dodatkową opłatę do wysokości 100% nieopłaconych składek.
3. koniecznością zapłaty kosztów postępowania sądowego, egzekucyjnego. Koszty te z uwagi na zastępstwo procesowe mogą być dość wysokie.

Z uwagi na konieczność zapłaty podatku dochodowego, konsekwencje będą bardziej dotkliwe. Narażamy się na odpowiedzialność karną. Art. 56 k.k.s., wskazuje, że podatnik, który składając organowi podatkowemu, innemu uprawnionemu organowi lub płatnikowi deklarację lub oświadczenie, podaje nieprawdę lub zataja prawdę albo nie dopełnia obowiązku zawiadomienia o zmianie objętych nimi danych, przez co naraża podatek na uszczuplenie. W tej sytuacji podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie. Tym samym pracodawca zmniejszając podstawę opodatkowania i składając deklarację podatkową za pracownika, podaje nieprawdę i naraża się na odpowiedzialność karno-skarbową. W aspekcie przestępstw karnoskarbowych należy pamiętać o nadzwyczajnym obostrzeniu kary, które może zostać zastosowane w wybranych przypadkach. Konsekwencje braku zapłaty podatku dotyczą agencji pracy tymczasowej oraz pracodawcy użytkownika.

Jacek Grzywa Radca Prawny, Kierownik Działu Prawnego Grupa Progres

Więcej wpisów